UNIT6

1	手紙を書くことは，書き言葉でメッセージを伝える手段である。人々は仕事上の理由でも，個人的な理由でも手紙を書く。ビジネスレター〔仕事上［商用］の手紙〕は，パーソナルレター〔個人的な手紙〕よりも一般に形式ばっている。ビジネスレターには，求人に応募するのに使われる手紙，苦情の手紙，売り込みの手紙などがある。パーソナルレターには，家族間や友人間の文通，招待状，礼状などがある。
2	様々な研究によって，うまく書く人は，仕事で成功する可能性が高いことが示されている。ビジネスレターとパーソナルレターを書く技量は，あなたの人生を変えうるのである。たとえば，うまく書かれた求人の応募の手紙は，申し分のない職位につながるかもしれない。よいパーソナルレターは，貴重な友人関係を築いたり，維持したりするのに役立ちうる。
3	うまく書かれた手紙は，明快で，正確で，完成されていて，簡潔で，礼儀正しいものであるべきだ。よい手紙を書く最初のステップは，何を書くかを決めることである。あなたが取り上げたいと思っているアイディアをまとめた簡単なリストを作成し，それか らこれらのアイディアの配列の仕方を練りなさい。次に，どのようにしたらあなたの考えを最もうまく言葉にできるかを決めなさい。紙にただ（頭に浮かんだ）言葉を書き留めることだけで，手紙の下書きを書く助けとなるだろう。最後に，前に戻って，文の構造，文法，言葉の使い方を直しなさい。長くて複雑な文よりもむしろ，簡潔で率直な記述を使いなさい。ひとつひとつの言い回しを，読み手が理解できるようにわかりやすくしなさい。
4	あなたの手紙の主題に関して，読み手が精通しているかについてよく考えなさい。あなたは読み手が知る必要のあることすべてを含めたか。1つでも必要な事柄を忘れると，混乱を招きうるのである。もし，手紙が，アポイントメント〔面会などの約束〕について検討しているのであれば，必ず場所と日時を書きなさい。
5	自分が書かなければならないことを書き，そこでやめなさい。手紙は，あなたのメッセージを弱めてしまう冗長な言い回し，堅苦しい表現，そして，必要のない細かな事柄でごたごたしてしまうことがあまりにも多い。わかりやすい自然な言葉を使い，要点を書きなさい。
6	手紙の語調は，その言葉と同様に重要である。一般的に，語調を親しみやすく，礼儀正しくしなさい。読み手に関心を持たせるところを強調しなさい。
